WHISTLE BLOWING POLICY DANX Carousel Group
- Syftet med Whistleblowing Policyn
DANX Carousel Group (“DANX Carousel”) önskar uppmuntra en öppen dialog om alla frågor relaterade till DANX Carousel och dess dotterbolags affärsmetoder, efterlevnad av DANX Carousels policys eller frågor som anses vara olagliga.
Syftet med DANX Carousel Groups visselblåsarsystem är ytterligare att säkerställa en trygg miljö där anställda inom DANX Carousel Group har förtroendet att avslöja klandervärda metoder utan rädsla för repressalier. Därför är visselblåsarsystemet avsett att bidra till att allvarliga fel och försummelse eller oegentligheter upptäcks och i största möjliga utsträckning förebyggs.
Visselblåsarsystemet är ett komplement till den direkta och dagliga kommunikationen på arbetsplatsen avseende fel och otillfredsställande förhållanden, etc.
Rapporter lämnas elektroniskt via visselblåsarsystemet via en webbportal, Safe2Whistle, som kan nås via internet på https://report.whistleb.com/en/danxcarouselgroup.
Om det finns landspecifika krav som gäller för dig i samband med att du lämnar in en rapport, vänligen hänvisa till de relevanta avsnitten i Whistleblowing-Policyn som gäller ditt land innan du lämnar in en rapport.
- Vem kan rapportera och var?
Alla anställda och arbetstagare inom DANX Carousel Group, inklusive förare och åkerier samt medlemmar i DANX Carousel Groups ledningsgrupp, styrelseledamöter, volontärer, praktikanter, personer som annars utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning, personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings-, eller tillsynsorgan, om verksamhetsutövaren är ett företag och aktieägare som är verksamma i bolaget, om verksamhetsutövaren är ett aktiebolag kan visselblåsa.
Samtliga omfattas av visselblåsarsystemet och kan därför rapportera till systemet. Önskas rapportering muntligt eller vid fysiskt möte sker detta i kontakt med HR avdelningen. Hantering av ärendet sker i sådant fall i enlighet med policyn. - Vad som ska rapporteras
Visselblåsningssystemet är endast avsett för rapportering av allvarliga överträdelser som omfattas av gällande lagstiftning. Således kan du lämna in en rapport till DANX Carousel Groups visselblåsningssystem avseende följande:
• Överträdelser av specifika områden inom EU-lagstiftningen.
• Allvarliga brott och andra allvarliga ärenden.
När det gäller överträdelser av specifika områden inom EU-lagstiftningen kan du till exempel lämna in en rapport om:
• Överträdelser som rör miljöskydd samt produkt- och överensstämmelse med säkerhetsföreskrifter. För andra relevanta områden inom EU-lagstiftningen som kan rapporteras om, vänligen hänvisa till artikel 2 i EU-direktiv (EU) 2019/1937 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.
När det gäller allvarliga brott och andra allvarliga ärenden kan rapporter till exempel röra:
• Straffbara brott, t.ex. missbruk av medel, stöld, bedräglig framställning, förskingring, bedrägeri, mutbrott, etc.
• Allvarliga eller upprepade överträdelser av lagstiftning, inklusive regler som rör miljön, osäkra arbetsmiljöförhållanden, vägtrafiklagstiftning, etc.
• Allvarliga eller upprepade överträdelser av väsentliga interna riktlinjer, t.ex. gällande affärsresor, gåvor, finansiell rapportering, etc.
• Allvarliga arbetsplatskonflikter, t.ex. i form av sexuella trakasserier eller andra allvarliga trakasserier.
Vissa upplysningar föreskrivs enligt lag som “kvalificerade upplysningar”. En “kvalificerad upplysning” innebär en upplysning om information som arbetstagaren ärligt och rimligen tror är i allmänhetens intresse och visar att företaget har begått ett “relevant misslyckande”. Visselblåsningssystemet kan inte i allmänhet användas för att uttrycka missnöje med lönenivåer, mindre överträdelser såsom överträdelser av riktlinjer gällande rökning och alkoholintag samt mindre allvarliga arbetsplatskonflikter och oenigheter. - Hur sker rapporteringen?
Om du lämnar in en rapport kommer följande information i allmänhet att vara användbar i samband med vidare undersökning av ärendet:
• En beskrivning av det aktuella ärendet, inklusive datum, plats och namn(en) på person(en) som är inblandade.
• All dokumentation eller bevis avseende överträdelsen eller annan information som kan underlätta utredningen.
• Det är upp till dig om du vill lämna in rapporten i ditt eget namn eller anonymt.
Om du väljer att vara anonym är det viktigt att du inte uppger ditt namn någonstans i rapporten. Dessutom bör du vara medveten om att din identitet eventuellt kan härledas från den information du har lämnat i rapporten.
DANX Carousel Group kan vara skyldig att göra rapporten tillgänglig för de personer som berörs av den eller av de åtgärder som vidtas som följd av den. - Hur vi hanterar ärendet
Som nämnts ovan kan rapporter till visselblåsningssystemet göras elektroniskt via en webbportal, Safe2Whistle, som är tillgänglig via internet.
Bech-Bruun är den personuppgiftsansvariga för ändamål av att hantera visselblåsningssystemet. Syftet med att använda en extern part är att säkerställa opartiskhet och objektivitet i behandlingen av rapporterna.
Som extern administratör av visselblåsningssystemet tar Bech-Bruun emot alla rapporter och kommer att börja med att filtrera bort de rapporter som inte omfattas av systemets omfattning, jfr. klausul 3. Rapporter som filtreras bort kommer att behandlas genom de vanliga kommunikationskanalerna. Du kommer i detta sammanhang att uppmuntras att rikta din rapport till en relevant person, t.ex. din närmaste chef eller din chefs överordnade.
Rapporter som omfattas av visselblåsningssystemets omfattning och syfte kommer att vidarebefordras till DANX Carousel Groups visselblåsningsenhet, som kommer att behandla och utreda rapporten. Bech-Bruun kommer att underrättas om resultatet av utredningen och kommer att bedöma om ärendet kan anses vara avslutat eller om rapporten bör leda till ytterligare undersökningar.
Visselblåsningsenheten inom DANX Carousel Group består av Christian Steengaard, Finance Business Partner, Emma Sönnerfors, HR Manager Sweden, Finland & Baltics, Kevin Devlin, Operations Excellence Manager, Alison Brindley Group Compliance Manager, Prokhor Shakshin Group Strategic Finance Manager och Henrik Simonsson, UT transport i Norr AB.
Rapporter som rör en medlem av DANX Carousel Groups visselblåsningsenhet kommer att behandlas av Bech-Bruun i samarbete med de återstående medlemmarna av visselblåsningsenheten som inte är diskvalificerade i fråga om att utreda det specifika ärendet. Rapporter som rör ledningsgruppen eller medlemmar av styrelsen för DANX Carousel Group kommer att behandlas av Bech-Bruun i samarbete med ordföranden för styrelsen för DANX Carousel. Rapporter som rör ordföranden för styrelsen för DANX Carousel kommer att behandlas av Bech-Bruun i samarbete med två medlemmar av styrelsen för DANX Carousel som inte är diskvalificerade i det relevanta fallet.
Senast 7 dagar efter att din rapport har mottagits i visselblåsningssystemet kommer du att få en bekräftelse på att din rapport har mottagits. Som huvudregel kommer du att få meddelande om att din rapport är avslutad senast 3 månader från det att du har mottagit denna bekräftelse. Om behandlingen av din rapport kräver längre tid än 3 månader kommer du att få meddelande om varför mer tid behövs för ytterligare utredning. Inom gränserna för relevant lagstiftning kommer du som huvudregel att få information om resultatet av din rapport.
All kommunikation mellan dig och Bech-Bruun kommer att ske via visselblåsningsportalen. Därför är det viktigt att du följer din rapport på visselblåsningsportalen om du vill få bekräftelse på mottagande av din rapport, anledning till att din rapport kräver längre behandlingstid och om du vill få meddelande om resultatet av utredningen av din rapport, eftersom du inte kommer att få några e-postmeddelanden avseende ovanstående information. - Skydd av visselblåsaren
DANX Carousel tolererar inte trakasserier, hämndåtgärder eller andra former av påföljder mot någon som i god tro lämnar in en rapport. Den som befinns ha agerat på ett sådant sätt löper risk att bli föremål för disciplinära åtgärder.
DANX Carousel kan komma att vidta extern hjälp om ärendet kräver det, såsom exempelvis företagshälsovård. Detta går dock enbart i de fall där medarbetaren inte önskar att vara anonym i processen.
Även om du inte har lämnat in en anonym rapport kommer din identitet att hållas konfidentiell i den utsträckning som är möjlig, med beaktande av DANX Carousels behov av att göra en grundlig utredning. Det kan dock vara nödvändigt att lämna ut information om din identitet, till exempel om ärendet måste rapporteras till polisen. I sådana fall kommer du att få information i förväg.
Du får inte medvetet eller grovt oaktsamt lämna felaktig eller vilseledande information genom visselblåsningssystemet. Personer som rapporterar i ond tro är inte skyddade av denna visselblåsningspolicy och kan bli föremål för arbetsrättsliga påföljder. - Tystnadsplikt
Bech-Bruun är tillsammans med DANX Carousel Groups visselblåsningsenhet föremål för en särskild tystnadsplikt. Vidare kommer alla personer som är involverade i utredningen av en rapport att vara föremål för samma särskilda tystnadsplikt avseende all information som har eller är föremål för utredningen av rapporten som mottagits genom visselblåsningssystemet. - Meddelande till den rapporterade personen och andra involverade
Om information om dig rapporteras i visselblåsningsportalen och rapporten omfattas av DANX Carousel Groups visselblåsningssystem kommer du som huvudregel inte att få någon information om behandlingen av dina personuppgifter.
Om däremot rapporten inte omfattas av DANX Carousel Groups visselblåsningssystem kommer du att informeras om behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR) och den svenska dataskyddslagen (Lag (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). - Dataskydd
Behandlingen av personuppgifter i samband med en rapport som tas emot i visselblåsningssystemet kommer att ske på grundval av avsnitt 22 i den danska Whistleblower Protection Act, dataskyddsförordningen (GDPR) och den svenska dataskyddslagen (Lag (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). Enligt detta avsnitt kan behandling av personuppgifter som omfattas av artiklarna 6, 9 och 10 i dataskyddsförordningen äga rum om behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att utreda en rapport som tas emot i visselblåsningssystemet.
Personuppgifterna skyddas enligt ovan lagstiftningar under hela processen av ärendet.
DANX Group A/S, Vejleåvej 9, 2635 Ishøj, Danmark, CVR-nummer 28665210 är den personuppgiftsansvarige för ändamål av att hantera visselblåsningssystemet.
För ytterligare information om behandlingen av personuppgifter hänvisas du till integritetspolicyn för anställda.
- Rapportering till en föreskriven person
Om du har några frågor om Visselblåsningspolicyn, vänligen kontakta HR avdelningen på mejladress HR@danx.se
Om du har frågor om Visselblåsarsystemet, vänligen kontakta Lise Lauridsen på telefonnummer +45 7227 3635, Bech-Bruun.
Du kan också lämna ett klagomål till berörd myndighet om du inte känner dig säker med att använda DANX Carousel Groups visselblåsningssystem eller av någon annan anledning känner dig säkrare med att använda ett externt visselblåsningssystem.